Een paperless office met CRM

Ontdek hier wat CRM-software is en hoe het bedrijven helpt bij het implementeren van het papierloze kantoor. 

In verband met het digitale tijdperk waarin we ons momenteel bevinden, wordt vaak de term papierloos kantoor gebruikt. Hoewel veel bedrijven op veel gebieden al overwegend papierloos werken of in ieder geval steeds meer afzien van papier, is er nog steeds een sterke behoefte aan optimalisatie. Een volledig papierloos kantoor is daarom meestal nog een zeldzaamheid en veel bedrijven vinden de ombouw naar een volledig digitaal kantoor niet eenvoudig. In het volgende willen we daarom nader bekijken hoe CRM-software dit kan ondersteunen. Eerst is het echter noodzakelijk om te definiëren wat CRM is. 

Das Customer Relationship Management 

Das Customer Relationship Management; CRM in het kort; wordt in dit land ook wel customer relationship management genoemd. Aan de ene kant gaat het om de consistente afstemming van het eigen bedrijf op de eigen klanten en aan de andere kant het bijbehorende systematische ontwerp van alle klantrelatieprocessen. CRM-software stelt bedrijven in staat om al deze processen digitaal in kaart te brengen. Binnen het systeem kunnen ze vervolgens worden beheerd, geoptimaliseerd en geautomatiseerd. 

Het papierloze kantoor 

Met de introductie van CRM-software zetten bedrijven een stap richting een paperless office. Bedrijfssoftware kan echter alleen ten volle worden benut als deze volledig is geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur . Vooral met betrekking tot het papierloze kantoor is de DMS-software van bijzonder belang. Dit is een systeem waarmee digitale documenten beheerd kunnen worden. In het tijdperk van digitale transformatie is het ook mogelijk om analoge documenten retrospectief volledig te digitaliseren. Meestal worden OCR-compatibele scanners gebruikt. OCR staat voor Optical Character Recognition: Optical character recognition. Met behulp van OCR-compatibele scanners wordt tijdens het scanproces niet alleen een afbeelding van het document gemaakt, maar wordt ook de inhoud ervan gelezen. Op deze manier kunnen DMS-functies zoals de full-text search ook worden toegepast op later gedigitaliseerde documenten. 

DMS-software

Dit alleen al maakt duidelijk hoe belangrijk het juiste softwarelandschap is om het papierloze kantoor te realiseren. Documentbeheersystemen kunnen de hoeveelheid papier in bedrijven aanzienlijk verminderen. Op deze manier worden zowel druk- als papierkosten bespaard. Bovendien kunnen documenten in het systeem veel gemakkelijker worden gevonden door geschikte indexering dan analoog in stoffige archieven. Een koppeling tussen CRM en DMS zorgt ervoor dat een naadloze uitwisseling van informatie van systeem naar systeem gewaarborgd is. Dit zorgt er weer voor dat alle informatie op alle belangrijke plekken beschikbaar is. 

Blisss-software

Een leverancier van CRM-systemen in dit land is Blisss software. Daarnaast zijn er nog vele andere huisnamen die de CRM-markt vormgeven. In principe is het niet mogelijk om een algemene aanbeveling voor of tegen een bepaald systeem te doen. In plaats daarvan moeten bedrijven intensief omgaan met hun eigen vereisten en deze vervolgens samenstellen in de vorm van een vereistespecificatie. Dit fungeert vervolgens als een belangrijke besluitvormingsbasis voor beide partijen in het softwareproject. De eisen van elk bedrijf zijn uiteindelijk individueel. Indien mogelijk moet geschikte CRM-software in staat zijn om alle specifieke CRM-processen van een bedrijf volledig digitaal in kaart te brengen.