ERP-systemen voor ICT-dienstverleners

ICT-dienstverleners moeten met hun ERP-systemen bestellingen beheren, klantrelaties beheren en projecten organiseren.

De digitaliseringsdruk op bedrijven neemt al jaren gestaag toe en dit geldt vooral voor ICT-dienstverleners. Om op lange termijn aan de uitdagingen en groeiende vraag van klanten te kunnen voldoen, implementeren veel ICT-dienstverleners een ERP-systeem vanuit de cloud.

Maar wat is een ERP-systeem en welke voordelen kunnen met name ICT-dienstverleners uit deze toepassingen halen? Hieronder willen we deze vragen nader bekijken en verduidelijken welke concrete voordelen ICT-dienstverleners in de praktijk uit deze technologie kunnen halen.

Wat is een ERP-systeem?

De taak van enterprise resource planning houdt zich in wezen bezig met het zo efficiënt mogelijk gebruik van resources in de bedrijfscontext. De sleutel hier is om verspillingen in je eigen processtroom te ontdekken en dit te voorkomen door nieuwe, slankere processen op te zetten.

Met een ERP-systeem hebben bedrijven de mogelijkheid om al hun processen digitaal in kaart te brengen. De gegevens worden vervolgens samengebracht in een centrale database en zijn hier beschikbaar voor alle betrokkenen bij het bedrijf. Hierdoor kunnen datasilo’s worden doorbroken en afdelingsoverschrijdende processen worden opgezet.

Hiervoor is een ERP-systeem opgebouwd uit meerdere modules. Elke module vertegenwoordigt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf, zoals personeelsbeheer, financiën, magazijnbeheer, klantrelatiebeheer of zelfs productie en logistiek. Afhankelijk van de behoeften van een bedrijf, bestaat de ERP-software uit al die modules die nodig zijn om de eigen processen te dekken.

ERP-software voor ICT-dienstverleners

ICT-dienstverleners hebben hun eigen eisen aan ERP-software. Hierbij moet allereerst onderscheid worden gemaakt tussen ICT-dienstverleners, ICT-consultants, producenten en dealers. Dienstverleners werken primair op projectbasis en voeren dienovereenkomstig opdrachten voor de klant uit. Dit omvat het begeleiden van klanten voor, tijdens en na het project. Daarom moet het geselecteerde ERP-systeem een ​​projectbeheermodule hebben. Om de digitale verandering volledig te managen, zijn echter verdere modules nodig. We laten je hier precies zien welke.

Project management

Met een projectmanagementmodule kunnen projecten worden berekend, gepland, uitgevoerd en afgerond. Het systeem begeleidt softwarematig het gehele traject van het project en zorgt voor meer transparantie en snellere processen. Het systeem maakt een eenvoudige berekening van projecten mogelijk op basis van historische gegevens en de eisen uit de offertes. Zo kunt u zonder veel moeite aan aanzienlijk meer aanbestedingen deelnemen.

Als u de opdracht voor een project krijgt, begint de projectplanning. Hiertoe kan een project worden opgedeeld in verschillende secties en voorzien van de nodige middelen. Verantwoordelijkheden kunnen ook duidelijk worden gepresenteerd en gedefinieerd. Zo weten alle actoren altijd wat er wanneer moet gebeuren en welke materialen of mensen daarvoor zijn uitgetrokken.

Dankzij een doorlopende boekhouding, waarin ook de werktijden van de betrokkenen bij het project in het systeem kunnen worden vastgelegd, kunnen eenvoudig tussentijdse facturen worden aangemaakt en budgetten worden bewaakt. Dit zorgt ervoor dat budgetten niet worden overschreden en er tijdig nacalculaties kunnen worden gemaakt. Kiest u voor een cloud-ERP, dan kunnen de gegevens ook onderweg of direct bij de klant worden gebruikt.

Klantrelatiebeheer (CRM)

Met een CRM-module binnen het eigen ERP-systeem hebben bedrijven de klant altijd goed in de gaten. Voor elke klant wordt een apart klantendossier aangemaakt, waarin al hun gegevens centraal worden opgeslagen. Zo hebben alle actoren toegang tot de data en kunnen ze direct zien welke status een klant momenteel heeft en welke processen ermee lopen.

Dit zorgt voor een aanzienlijk betere klantenservice, omdat de klant sneller en beter geholpen kan worden met vragen. Daarnaast kan door evaluatie van de data een duidelijker beeld worden verkregen van de behoeften en wensen van klanten.

Financiën

Een financiële module binnen de ERP-software maakt het mogelijk om alle geldstromen in het bedrijf vast te leggen en nauwkeurig te volgen. Of het nu gaat om loonadministratie, voorbereidende boekhouding of facturatie, alle financiële zaken zijn te regelen met de financiële module.

Met de geïntegreerde elektronische registratie van werkuren kunnen alle werkuren nauwkeurig worden gevolgd en ofwel volgens de respectieve uurtarieven worden gefactureerd of anderszins worden geboekt. Zo kan de klant altijd precies zien hoeveel uren er in het project zijn gestoken.

De juiste software van de juiste leverancier

Met een ERP-systeem van een goede leverancier kunnen bedrijven genieten van gebruiksgemak, hoogstaande functionaliteiten en bedrijfsprocessen die volledig zijn gedigitaliseerd. Met Prosolic is dat mogelijk.