Wat is boekhouden en waarom is het belangrijk?

Boekhouden is het proces waarbij de financiële transacties van uw bedrijf dagelijks worden vastgelegd in georganiseerde rekeningen. Het kan ook verwijzen naar de verschillende boekingstechnieken die bedrijven kunnen gebruiken. Boekhouden is om een paar redenen een essentieel onderdeel van uw boekhoudproces. 

Methoden voor boekhouden

Voordat u begint met boekhouden, moet uw bedrijf beslissen welke methode u gaat volgen. Bij uw keuze moet u rekening houden met het volume van de dagelijkse transacties die uw bedrijf heeft en het bedrag van de inkomsten die u verdient. Als u een kleine onderneming bent, kan een ingewikkelde boekhoudmethode die voor ondernemingen is ontworpen, onnodige complicaties veroorzaken. Omgekeerd zullen minder robuuste methoden van boekhouden niet volstaan voor grote ondernemingen.

Laten we deze methoden eens uitpluizen, zodat u de juiste methode voor uw bedrijf kunt vinden:

Enkelvoudige boekhouding

Enkelvoudig boekhouden is een eenvoudige methode waarbij voor elke transactie in uw boekhouding één boeking wordt gedaan. Deze transacties worden meestal bijgehouden in een kasboek om inkomende inkomsten en uitgaande uitgaven bij te houden. U hebt geen formele boekhoudopleiding nodig voor het enkelvoudige boekhoudsysteem. De methode van de enkelvoudige boekhouding is geschikt voor kleine particuliere ondernemingen en eenmanszaken die niet op krediet kopen of verkopen, weinig tot geen fysieke activa bezitten en kleine hoeveelheden inventaris aanhouden.

Wanneer u transactiegegevens bijhoudt, kunt u nauwkeurige financiële rapporten genereren die helpen de bedrijfsprestaties te meten. Een overzichtelijke financiële administratie is ook handig in geval van een belastingcontrole.

Dubbel boekhouden

Dubbel boekhouden is robuuster. Het gaat uit van het principe dat elke transactie op ten minste twee rekeningen betrekking heeft, en dat deze worden geregistreerd als debet en credit. Als u bijvoorbeeld voor $10 verkoopt, wordt uw kasrekening voor $10 gedebiteerd en uw verkooprekening voor hetzelfde bedrag gecrediteerd. In het dubbele boekhoudsysteem moet het totaal van de crediteringen altijd gelijk zijn aan het totaal van de debiteringen. Wanneer dit gebeurt, zijn je boeken “in evenwicht”.

De methode van dubbel boekhouden is zinvoller als uw bedrijf groot of openbaar is, of als u op krediet koopt en verkoopt. Ondernemingen kiezen vaak voor het dubbele boekhoudsysteem omdat het minder ruimte voor fouten laat. In zekere zin worden uw boeken dubbel gecontroleerd, omdat elke transactie wordt geregistreerd op twee bij elkaar horende, maar met elkaar verrekende rekeningen.

Op kasbasis of op transactiebasis
De volgende stap is de keuze tussen een boekhouding op kasbasis of op transactiebasis. Deze keuze hangt af van het moment waarop uw bedrijf de inkomsten en uitgaven boekt.

Op kasbasis boekt u inkomsten wanneer u geld ontvangt in uw bedrijf. Uitgaven worden geboekt wanneer ze betaald zijn. Met andere woorden, elke keer dat er geld binnenkomt of weggaat van uw rekeningen, wordt dit opgenomen in de boeken. Dit betekent dat aankopen of verkopen op krediet pas in de boeken worden opgenomen wanneer het geld wordt uitgewisseld.

Bij de toerekeningsmethode worden inkomsten geboekt wanneer zij worden verkregen. Evenzo worden uitgaven geboekt wanneer zij worden gedaan, gewoonlijk samen met de overeenkomstige inkomsten. Het werkelijke geld hoeft niet binnen te komen of te vertrekken om de transactie te kunnen boeken. U kunt uw verkopen en aankopen op krediet onmiddellijk boeken.

Zowel een boekhouding op kasbasis als op transactiebasis kan werken met een enkelvoudige of een dubbele boekhouding. In het algemeen is de enkelvoudige methode echter de basis voor het kasboekhouden. Transacties worden geregistreerd als afzonderlijke boekingen die ofwel inkomende of uitgaande kasstromen zijn. Het toerekeningsbeginsel werkt beter met het dubbele boekhoudsysteem.