Veel organisaties maken gebruik van tijdregistratie om bijvoorbeeld uren te kunnen factureren aan klanten, (overwerk)werk te compenseren of inzicht te krijgen in hoeveel tijd medewerkers aan specifieke taken besteden. Dit is echter lastig wanneer medewerkers deze uren niet (volledig) registreren – iets wat helaas vaak voorkomt. In deze blog geven we tips om een ​​succesvolle tijdregistratie te realiseren binnen je intranet of digitale werkplek.

Tips voor een succesvolle tijdregistratie

In veel gevallen kan het de werknemer niet worden verweten dat de urenstaat vaak niet voldoende wordt ingevuld, omdat inefficiënte processen tijdregistratie tot een tijdrovende taak maken die hen van hun werk houdt. Er zijn een aantal dingen die je kunt doen om ervoor te zorgen dat medewerkers hun uren adequaat registreren.

Maak het registreren van uren eenvoudig

Een voor de hand liggende tip, maar urenregistratie bijhouden is bij veel organisaties nog een ingewikkeld en achterhaald proces. Door de vele stappen en opties moet de medewerker steeds weer nadenken, wat resulteert in fouten of zelfs dat ze ‘het maar raden’.

Zorg er daarom voor dat medewerkers zo min mogelijk hoeven na te denken bij het registreren van hun uren en het proces snel kunnen doorlopen. Beperk het aantal stappen, opties en uitzonderingen tot een minimum en maak super duidelijk wat je moet registreren en hoe. Dit vergroot ook de kans dat ze hun uren ook daadwerkelijk meer opnemen en dat het in hun routine wordt opgenomen.

Digitaliseer uw urenstaten – en dan bedoelen we niet in Excel

Een ding dat uw verlofregistratie proces nu al ongelooflijk zal vereenvoudigen, is door het te digitaliseren. Zo elimineert u de stapels papierwerk die moet worden doorzocht, bijgewerkt en ingevoerd in de computer, hoeft u niet meer alles handmatig toe te voegen en kan een groot deel van het werk worden geautomatiseerd. Zo heeft u alles direct in één overzicht. Daarnaast zijn er veel tijd registratietools ook mobiel beschikbaar, zodat medewerkers die niet of nauwelijks achter een computer werken ook eenvoudig uren kunnen registreren.

Bij online tijdregistratie is het belangrijk om een ​​systeem te kiezen dat past bij jouw organisatie en activiteiten. In de meeste gevallen is een Excel-bestand alleen niet voldoende, niet iedereen is even handig om hiermee te werken, het wordt vaak als ingewikkeld ervaren en het is niet duidelijk genoeg.

Communiceer het belang van urenregistratie

Mensen zijn eerder geneigd een taak uit te voeren als ze weten waarom ze het doen en welke waarde het toevoegt. Want als de taak nutteloos is, waarom zou je er dan tijd aan verspillen? Laat uw medewerkers dus weten waarom ze hun tijd bijhouden en waarom het belangrijk is.

Je kunt het bijvoorbeeld koppelen aan doelen (niet zoals in “wie heeft de meeste uren gewerkt”, maar zoals collectieve productiviteit), of regelmatig de resultaten van de analyse van de urenstaten laten zien. Zo maak je het eindresultaat van hun tijd en moeite tastbaar en zichtbaar. Natuurlijk is het ook belangrijk om hier het goede voorbeeld te geven.