Tendermanagement

Overheden zijn verplicht om grote opdrachten aan commerciële partijen door middel van aanbestedingen in de markt te zetten. Tendermanagement heeft te maken met de begeleiding van bedrijven die op zo’n aanbesteding willen inschrijven. Het voordeel van het aanbesteden van opdrachten voor de overheid is, dat zo’n opdracht met de gevraagde kwaliteit kan worden uitgevoerd voor een reële prijs. Bedrijven die de opdracht gegund krijgen zijn verzekerd van arbeid en inkomsten. Bedrijven die de opdracht aan zich voorbij zien gaan moeten zich oriënteren op volgende aanbestedingen.

Waarom wordt een opdracht niet gegund?

Dat bedrijven een opdracht niet gegund krijgen is soms een tegenslag om te verwerken. Er is veel tijd en energie gestoken in de aanbesteding en daar wordt maar een klein deel van vergoed. Is de prijs waarmee op de opdracht is gereageerd te hoog geweest? Of is niet voldaan aan de criteria van de opdrachtgever? Dit soort vragen zijn voor een bedrijf erg lastig zelf te beantwoorden. Door bij een volgende opdracht het tendermanagement uit te besteden is het mogelijk om met een meer professionele blik naar het proces te kijken. Het uitbesteden van het tenderen biedt in elk geval meer garantie op succes.

Waaruit bestaat  de begeleiding?

Het uitbesteden van het tenderen betekent niet dat een bedrijf niets meer hoeft te doen. Er moeten nog steeds intensieve berekeningen worden uitgevoerd om een realistische aanbieding te kunnen doen. De begeleiding bestaat eruit dat de processen in de goede volgorde worden doorlopen en dat een inschatting wordt gemaakt van de aanbiedingen die door de concurrentie bij de aanbestedende partij worden neergelegd. Ook kan begeleiding betekenen dat er toelichtingen worden gevraagd op de criteria die door de opdrachtgever worden gehanteerd.

Permanente begeleiding of op projectbasis?

Het is afhankelijk van de frequentie waarmee bedrijven willen reageren op aanbestedingen hoe het tendermanagement vorm krijgt. Bedrijven die slechts af en toe begeleiding nodig hebben kunnen die op projectbasis inhuren. Er wordt dan begeleiding gegeven voor één specifiek project. Bedrijven die veel vaker aan aanbestedingen meedoen kunnen zorgen voor permanente begeleiding. In dat geval is er als het ware sprake van een externe afdeling van het bedrijf, die constant de relevante aanbestedingen in de gaten houdt.