Loonadministratie

Wanneer je als werkgever je eerste medewerker in dienst neemt, dan ben je vaak verplicht om een loonadministratie bij te houden. Als jij je werknemers loon betaalt, dan ben je verplicht om loonbelasting en premies aan de overheid af te dragen.

Vanuit het arbeidsrecht gezien is loon hetgeen dat je ontvangt wanneer je een tegenprestatie voor arbeid verricht. Vanuit het perspectief van loonheffingen gezien ligt dit net even wat anders, hier wordt bijvoorbeeld reiskostenvergoeding boven de 0,19 cent per kilometer of onregelmatigheidstoeslag ook gezien als loon.

Inhoudsplichting

Zodra je aan deze voorwaarden voldoet, dan ben je inhoudsplichtig. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent om loonstaten op te stellen en te bewaren. Dit moet volgens de model loonstaat 2019. Bij de loonstaat hoort aan het einde van het jaar ook een jaaropgave, zodat je werknemers aangifte inkomstenbelasting kunnen doen.

Je bent ook verantwoordelijk voor het inhouden, aangeven en afdragen van loonheffingen wanneer je inhoudingsplichtig bent. Dit gebeurt elke maand na de uitbetaling van de lonen. Je hebt tot het eind van de volgende maand om je loonheffing te betalen. Let op dat je dit op tijd doet, zo voorkom je een boete van de belastingdienst. 

Je bent ook verantwoordelijk dat je alle juiste gegevens van je medewerker hebt. Zo is het van belang dat je een kopie van het legitimatiebewijs van je werknemer hebt. Op deze manier heb jij je werknemer geïdentificeerd en ervan verzekerd dat je de juiste identiteit hebt vastgesteld. Ook moet je ervoor zorgen dat je de gegevens in je salarisadministratie minimaal 7 jaar bewaard. Dit voorkomt een boete wanneer je controle krijgt van de belastingdienst.

Loonadministratie opzetten

Zoals je ziet komt er heel wat kijken bij het opzetten van een loonadministratie. Je kan dit in principe zelf doen, maar dit gaat je ongetwijfeld veel tijd kosten. Een betere optie is vaak om dit uit te besteden. Het uitbesteden van loonadministratie is erg goedkoop, ongeveer €10,- per medewerker per maand. Dit is in 99% van de gevallen de moeite waard, gezien je zelf waarschijnlijk een aantal uren per maand bezig bent het zelf te doen.