Hoe maak ik een goede projectplanning?

Veel bedrijven werken op projectbasis. Naast de dagelijkse werkzaamheden worden collega’s, veelal van verschillende afdelingen, op projectbasis bij elkaar gezet om te werken aan een project.

De opdrachtgever stelt een projectmanager aan en van deze persoon wordt verwacht dat diegene het overzicht houdt en dat het project binnen de gestelde tijd en het budget gerealiseerd gaat worden. De opdrachtgever wil graag met regelmaat op de hoogte gehouden worden van de voortgang van het project.

Als je met meerdere collega’s, die ook nog eens druk zijn met het eigen werk, gaat samenwerken dan is het soms lastig om een goed overzicht te hebben wie nu waar aan werkt. En bovenal of de collega’s ook op tijd het gevraagde werk af hebben.

Hoe hou je nu het overzicht zonder daar een dagtaak aan te hebben? Een goede projectplanning helpt je daarbij.

Verschillende projectfasen

Een project kent 3 fasen. Dit zijn de voorbereidingsfase, de realisatiefase en de nazorgfase.

In de voorbereidingsfase bepaal je samen hoe je het projectdoel gaat realiseren en welke taken daarvoor nodig zijn. De projectmanager plant taken voor collega’s in en houdt rekening met de beschikbare tijd van de collega’s. Per taak wordt een deadline bepaald.

Tijdens de realisatiefase werk je toe naar het eindresultaat. De taken om tot het resultaat te komen, moeten in de juiste volgorde uitgevoerd worden. Met de groep bepaal je welke taken dit zijn. Vervolgens zet de projectmanager deze taken in de juiste volgorde. Een planning software van bijvoorbeeld Timewax kan hier veel administratief werk besparen omdat je in deze software de taken in volgorde kunt verschuiven.

In de laatste fase, de nazorg, blijft een kleine groep collega’s nog aan het werk voor het project. De projectmanager levert aan de opdrachtgever de resultaten van het project op. De opdrachtgever wil, naast het eindresultaat ook de financiële cijfers en het aantal besteedde uren weten. Het analyseren van je project en het opleveren van een rapportage kan heel eenvoudig met de software van Timewax .

Wat neem je op in zo’n projectplanning?

De projectmanager moet in alle fasen van het project de controle hebben. En overzicht houden.

Wat in ieder geval niet mag ontbreken in je projectplanning is het volgende:

·         Om de doelen die bepaald zijn te kunnen realiseren, moeten er taken aangemaakt worden.

·         De taken moeten toebedeeld worden aan collega’s.

·         Per taak moet bepaald worden wat de tijdsinvestering is.

·         Per taak wordt een deadline afgegeven.

·         In een project werk je toe naar mijlpalen. Om een mijlpaal te behalen, werk je gezamenlijk aan de toebedeelde taken.

·         Per fase wordt benoemd wat er opgeleverd wordt.

·         Een urenregistratie ter verantwoording van de kosten van het project.

Het beheren van de projectplanning

Veel bedrijven maken gebruik van Excel om het project te managen.

In Excel vind je een functie terug waarmee je taken kunt plannen en collega’s verantwoordelijk kunt maken.

Niet iedereen is even handig met Excel. Het is tijdrovend en er kan maar één persoon tegelijk in het bestand werken. En als je even niet oplet, is een foutje zo gemaakt. Gedurende het project zijn er vaak ook veel versies van de planning waardoor je niet altijd meer weet welk bestand de laatste versie is.

Dat kan anders, sneller en gebruiksvriendelijker. Een handig hulpmiddel om je project te plannen, is een online planningsoverzicht waarin leden van de projectgroep zelf de uren kunnen registreren en de voortgang van de taken kunnen bijhouden. Planning software bespaart je veel administratief werk. Zo heeft Timewax een handig planning software ontwikkeld waarin meerdere personen tegelijk kunnen werken en je altijd op de hoogte bent van de status van het project.

Als je toe bent aan de volgende stap om je projectplanning meer te professionaliseren, dan kan een online planningsoplossing iets voor je zijn. Er zijn verschillende planningssoftware beschikbaar, bijvoorbeeld die van Timewax.